|
Przygotowanie do negocjacji Przed negocjacjami na najwyższym szczeblu, dyplomaci oraz biznesmeni poświęcają długie godziny na przygotowanie się do rozmów. W niektórych przypadkach stosunek czasu właściwych negocjacji do czasu przygotowań ma się jak 1 : kilkuset. Henry Kissinger, słynny amerykański polityk i dyplomata udzielał wywiadu przed ważnymi rokowaniami między politykami USA i ZSRR w czasie ''zimnej wojny''. Zapytany czy jest możliwe aby amerykańscy negocjatorzy wiedzieli przed negocjacjami, co zaproponują Rosjanie odparł: ''Oczywiście! Bez wątpienia! To byłaby całkowita katastrofa gdybyśmy nie znali propozycji Rosjan zanim ją przedstawią!''. Możemy sobie jedynie wyobrazić ile wysiłku, czasu i środków wymagało uzyskanie takiej informacji. Co prawda większość z nas nie prowadzi negocjacji na aż tak wysokim szczeblu, ale jakże często bagatelizujemy proces przygotowań do nierzadko bardzo ważnych dla nas negocjacji. Idziemy na spotkanie mając nadzieję, że ''jakoś to będzie'', a podczas rozmów ''dostaniemy skrzydeł''. W ten sposób nie osiągamy tego co moglibyśmy uzyskać, gdybyśmy dokładnie wiedzieli na czym nam zależy i co możemy zaproponować, oraz na czym naprawdę zależy naszemu partnerowi. Najczęściej, rezultatem sytuacji gdy jedna ze stron jest dobrze przygotowana do rozmów, a druga źle, jest jednostronne porozumienie. W przypadku złego przygotowania obu stron wynikiem negocjacji może być w najlepszym przypadku porozumienie kiepskiej jakości, ale równie dobrze może być to impas lub nawet zerwanie rozmów. Podstawową czynnością jaką powinniśmy wykonać podczas przygotowań jest określenie naszej BATNA, która oznacza ''najlepszą alternatywę do negocjowanego porozumienia'' (Best Alternative To a Negotiated Agreement). BATNA jest wyznacznikiem siły negocjacyjnej. Jeśli masz korzystną alternatywę, możesz wynegocjować więcej, ponieważ koszt nie zawarcia porozumienia nie jest wysoki. Np. BATNA dla potencjalnego klienta twojej firmy to możliwość podpisania umowy z twoją konkurencją, której oferta (cena, jakość) jest zbliżona do tego co ty proponujesz. Cel minimalny w negocjacjach, powinien być lepszy od najlepszej alternatywy nie zawarcia porozumienia. W negocjacjach nie jest najważniejsze osiągnięcie porozumienia, najważniejsze jest osiągnięcie satysfakcjonującego porozumienia, czyli lepszego od najlepszej alternatywy. Możemy wyodrębnić trzy etapy przygotowań:
1. Diagnozowanie. Zebranie i wymiana informacji na temat treści negocjacji oraz partnerów (ich aspiracji, potencjału, norm postępowania itp.).
Willem Mastenbroek1 przedstawia ciekawe zestawienie zagospodarowania okresu przygotowawczego przez doświadczonych i niedoświadczonych negocjatorów: Tabela 1. Zagospodarowanie okresu przygotowawczego przez doświadczonego i niedoświadczonego negocjatora.
W tabeli najbardziej uderzająca jest różnica czasu przeznaczonego na budowę wariantów porozumienia. Eksperci poświęcają czas na budowę alternatyw, podczas gdy mniej efektywni zajmują się głównie wyjaśnianiem i precyzowaniem zamierzonych celów. Poza tym doświadczeni negocjatorzy wysoko cenią sobie zdobywanie wszelkich informacji o partnerze o czym mówi różnica widoczna w pierwszym wierszu. Przyjrzyjmy się teraz prostemu, aczkolwiek bardzo pomocnemu arkuszowi przygotowań do negocjacji . Przygotowanie przy pomocy takiego narzędzia nie zajmuje często więcej niż kilkanaście minut. Za przykład niech posłuży problem podwyższenia cen usług przez firmę doradczą. Firma doradcza - ja, niezadowolony klient - on.* Tabela 2. Arkusz przygotowań do negocjacji
Artykuł ten jest przedrukiem z miesiecznika Forum Doradców Podatkowych nr 4, 2000. Autor jest specjalistą ds. handlu i marketingu w czołowej polskiej firmie internetowej oraz współpracuje z jedną z warszawskich firm doradczo-szkoleniowych. E-mail: Z.Znamirowski@medianet.pl
|