Organizacja wirtualna jest dynamicznym narzędziem zarządzania, opartym na sieciach komputerowych i możliwościach korzystania z banków informacyjnych, między innymi takich, jak internet, idealnym dla osiągania przewagi konkurencyjnej na rynku globalnym.

Podstawą kreowania organizacji wirtualnej są trzy główne motywy występowania i kształtowania konkurencji:

• Model organizacji wirtualnej wyraża potrzebę tworzenia bądź gromadzenia bardzo szybko zasobów produkcyjnych, finansowych i ludzkich, wymaga zatem rozwoju systemów umożliwiających tworzenie i gromadzenie zasobów.

• Systemy wykorzystywane w organizacji wirtualnej umożliwiają odzwierciedlenie złożoności najbardziej zyskownych produktów, co oczywiście związane jest z umiejętnościami kreowania badania, testowania różnego rodzaju prototypów, procesów produkcyjnych, wzornictwa, systemów marketingowych, dystrybucji, serwisu i innych rozwiązań. W praktyce, prawie żadna organizacja nie jest w stanie wyspecjalizować się we wszystkich wymienionych obszarach działania.

• Głównym motywem opracowania koncepcji i wdrażania do praktyki gospodarczej modelu organizacji wirtualnej jest potrzeba dzielenia zasobów, implementacji sposobów działania, a także podziału kompetencji na różnych stanowiskach występujących w strukturach organizacyjnych. Sprzyja to osiągnięciu pozycji globalnego konkurenta na określonych rynkach lub jego segmentach i umacnianiu pozycji konkurencyjnej na globalnym rynku światowym.

Budowa organizacji wirtualnej pozwala na zaprogramowanie takiego systemu zarządzania, który stwarza warunki do dzielenia ryzyka, prawidłowego kształtowania kosztów infrastruktury, podnoszenia kwalifikacji i umiejętności pracowników. Umożliwia ona także dzielenie wydatków ponoszonych na zakup nowoczesnych technologii i zasobów oraz zapewnia środki na rozwój produktów, technologii i usług, zapewniających przewagę konkurencyjną.

Trzeba stwierdzić, że organizacja wirtualna jest znakomitym rozwiązaniem, które pozwala połączyć wysoko wyspecjalizowane jednostki, będące liderami w wąskich dziedzinach, w jeden bardzo silny organizm, który w praktyce w zasadzie nie ma słabych stron.

Sposób zarządzania taką organizacją wywodzi się z koncepcji systemu niezawodnej i bardzo efektywnej organizacji. W ściśle określonym czasie, realizacją poszczególnych celów zajmuje się odpowiednio wyselekcjonowana grupa pracowników, posiadających wysokie kwalifikacje i ściśle określone umiejętności. Wsparta niezbędnymi urządzeniami informatycznymi organizacja wirtualna jest odpowiednio zaprojektowaną infrastrukturą współdziałania dla podejmowania decyzji produkcyjnych, dystrybucyjnych i obsługi serwisowej.

Członkowie i firmy wchodzące w skład organizacji wirtualnej muszą się zachowywać względem siebie w sposób etyczny, godny i wzbudzający zaufanie. Fundamentem takiej organizacji jest budowa wzajemnego porozumienia opartego na wspólnie, dobrze sformułowanym interesie w taki sposób, aby osiągnąć sukces. Brak zaufania, nieetyczne zachowanie względem członków organizacji, klientów, dostawców prowadzi w konsekwencji do zaniku współpracy z otoczeniem, a w konsekwencji do bankructwa.

Organizacja witrualna wymaga podejmowania ofensywnych strategii, wprowadzania nowoczesnych rozwiązań technologicznych, wprowadzania na rynek nowych produktów, przezwyciężania barier, kształtowania wysokiego ''image'' firmy w otoczeniu klientów, konkurentów i dostawców oraz banków i organizacji finansowych współdziałających z firmą.

Organizację wirtualną można kreować w różnych formach, takich jak między innymi:

• partnerstwo w kreowaniu wspólnych przedsięwzięć,
• joint venture,
• alianse strategiczne,
• łączenie jednostek w nową korporację,
• tworzenie sieci przedsiębiorstw w celu wspólnego wytwarzania,
świadczenie usług dystrybucji.

Można również tworzyć tego rodzaju organizacje na zasadzie:

• porozumień i umów o wspólnej kooperacji,
• prawa autorskiego lub zakupu licencji kontraktów,
• zleceń na zewnątrz.

Tworzona sieć organizacyjna stanowiąca podstawę kreowania organizacji wirtualnej jest zazwyczaj nieograniczonym zbiorem partnerów, który zaakceptowali podstawowe cele i zasady tejże organizacji.

Praktyczne doświadczenie w kreowaniu organizacji wirtualnej wskazuje, że sposób w jaki ona identyfikuje i ocenia pojawiające się okazje i zagrożenia w otoczeniu zewnętrznym są krytyczną barierą dla osiągnięcia przez nas sukcesu.

Zarządzanie wirtualne bazuje w decydującej mierze na rozwiniętych systemach elektronicznych i informatycznych. Główne działania organizacji wymagające kierowania przepływem informacji, planowaniem, produkcją, usługami, dystrybucją produktów oraz wykorzystywaniem własności intelektualnych i promocją wytwarzanych produktów i świadczonych usług są realizowane przy zastosowaniu właściwych mediów elektronicznych i informatycznych. W rzeczywistości, całokształt działalności gospodarczej tego rodzaju firm oparty jest o uniwersalne i powszechne sieci komputerowe, które posiadają łącza z ogólnymi bankami informacji oraz z odpowiednio zinformatyzowanymi uczestnikami rynku globalnego i lokalnego.

Głównymi kanałami komunikacyjnymi w chwili obecnej są: telefonia kablowa, komórkowa i satelitarna, połączenia teleinformatyczne, kioski multimedialne, telewizja interaktywna, internet i serwisy on-line.

Nowy typ organizacji - organizacja wirtualna, zwinna, inteligentna - sprzyja tworzeniu się nowych rynków, zwiększeniu wydajności procesów projektowania nowych wyrobów, działalności biznesowej. Umożliwia szybki rozwój nowych produktów i usług, wykorzystujących współczesne metody projektowania komputerowego, a także systematyczne kontakty, z jednej strony między partnerami i dostawcami, a z drugiej strony - między klientami a firmą.

Kreowanie takiej organizacji napotyka na szereg barier, do których można zaliczyć m.in. niektóre rozwiązania technologiczne, bezpieczeństwo transmisji, niedojrzałość rynku do korzystania z wirtualizacji. Dużą przeszkodą w stosowaniu takich rozwiązań w naszym kraju jest brak unormowań prawnych i występujące bariery natury psychicznej u pracowników, a czasami brak jasno określonej wizji zaangażowania się organizacji.

Kooperacja jest fundamentem, na którym ukształtowała się organizacja wirtualna. Wymaga ona bowiem wzajemnego zaufania od partnerów. Spotykamy się również z takimi poglądami, że w świecie biznesu nie ma co liczyć na zaufanie ponieważ jest to trudne, albo w ogóle nieosiągalne. Uważamy jednak, że w praktyce zarządzania istnieją liczne dowody na to, że zaufanie pojawia się i umacnia się w wyniku wzajemnych zależności wtedy i tylko wtedy, jeżeli jest niezbędnym warunkiem do osiągnięcia sukcesu, który wymaga pełnego zaangażowania się wszystkich realizatorów przedsięwzięcia.

Zadajemy sobie często pytanie: jakie są strategiczne powody przemawiające za użyciem organizacji wirtualnej w praktyce gospodarczej? Naszym zdaniem, wynika to głównie z możliwości podziału kosztów użytkowania infrastruktury, prowadzenia prac badawczych i rozwojowych oraz dzielenia ryzyka pomiędzy członków organizacji współpracujących.

Organizacja wirtualna umożliwia wykorzystanie przede wszystkim mocnych stron, wynikających z podstawowych kompetencji poszczególnych kooperantów. Dzięki jej funkcjonowaniu można skrócić czas, jaki upływa od momentu powstania pomysłu produktu do momentu wprowadzenia go na rynek. Tego typu organizacja prowadzi do szybkiego powiększenia przedsiębiorstwa lub szybkiej jego likwidacji, jeżeli taka potrzeba będzie wynikać z trudnej sytuacji na rynku. Przedsiębiorstwo wirtualne umożliwia szybkie zdobycie dostępu do nowych rynków zbytu, podział rynku na segmenty oraz zapewnienie sobie lojalności klientów. Stwarza ono również warunki do przejścia od sprzedaży produktów do sprzedaży kompleksowych rozwiązań jak np. doradztwo techniczne, kustomizacja sprzedawanych produktów i usług, serwisu i obsługi.

W wielu przypadkach istnieją dylematy, których rozstrzygnięcie umożliwia odpowiedzenie sobie na pytanie: w jakim stopniu przedsiębiorstwo wirtualne może doskonalić i usprawniać działalność małych i średnich przedsiębiorstw i jakie mogą z tego wynikać dla nich korzyści?

Można stwierdzić, że mała firma mimo swoich niewielkich rozmiarów może działać jak duże przedsiębiorstwo, ponieważ za pośrednictwem organizacji wirtualnej może uzyskać dostęp do dodatkowych, uzupełniających jej działalność kompetencji. W takiej sytuacji mała firma może sprawiać wrażenie organizacji o dużych rozmiarach, zachowując z jednej strony swoją naturę i rodzaj działalności, z drugiej zaś - wykorzystywać najlepsze cechy i możliwości działania struktur połączonych.

Trzeba stwierdzić, że niezależnie od rozmiaru, organizacja wirtualna oferuje swoim członkom dostęp do nowych rynków, możliwości wykorzystania rozszerzonych zasobów oraz skrócenie czasu wprowadzenia nowych produktów na rynek. Tak utworzona organizacja umożliwia skupienie w swoim systemie różnych kompetencji i kwalifikacji oraz zaoferowanie klientom różnorodnych produktów i usług. Kreowana w ten sposób organizacja zrzeszająca małe firmy, może podejmować się wykonania systematycznie różnych zleceń ze strony klientów.

Innym problemem, który należy głęboko rozważyć jest rozstrzygnięcie dylematu, z jakich powodów i dlaczego organizacja nie powinna przekształcić się w organizację wirtualną? Głównie spowodowane to jest odwróceniem uwagi przedsiębiorstwa od przyjętej strategii. Dotyczy to także przypadku, kiedy firma zdolna jest zaspokoić potrzebę rynku samodzielnie. Miarą tego rodzaju działań może być niekorzystny współczynnik zysku do ryzyka lub brak jasno sprecyzowanych efektów tego rodzaju transformacji. Innymi przyczynami są różnice w stylu zarządzania, przyjęty system norm i wartości, brak możliwości zagwarantowania pewności partnerów oraz zagrożenie dla posiadanego kapitału intelektualnego. Dotyczy to także takich przypadków, kiedy powstanie organizacji wirtualnej nie zapewnia odpowiedniego poziomu jakości lub kwalifikacje i umiejętności partnerów nie uzupełniają się wzajemnie, jeżeli występują trudności w logistyce i dotrzymaniu przewidywanych umową terminów, jeżeli sukces nie gwarantuje odpowiedniego poziomu zysku i nie ma pewności wykorzystania szans oraz uniknięcia zagrożeń.

Szczególnie może być to niekorzystne, jeżeli brak jest dla tego rodzaju działalności odpowiednich norm prawnych a proponowane rozwiązania organizacyjne mają charakter nielegalny.

W przedsiębiorstwie zarządzanym wirtualnie istnieje związek między zastosowanym modelem organizacyjnym badań i rozwoju oraz wytwarzania a skróceniem czasu niezbędnego na dostarczenie nowego produktu na rynek. W tych przypadkach wykorzystanie organizacji wirtualnej może eliminować wcześniej wykorzystywane etapy działania, zredukować potrzebę zwiększenia zatrudnienia, ograniczyć dodatkowe szkolenie ludzi oraz zapewnić lepszą koordynację, elastyczność i skrócenie czasu wejścia produktu lub usług na rynek.

Organizacja wirtualna w większym stopniu zmusza kierownictwo przedsiębiorstwa do poznania mocnych stron, ograniczenia słabości oraz pozwala dostrzec sukces we wzroście produktywności, jaki daje koncentracja na węższym obszarze działania. Zazwyczaj w takiej organizacji zmniejsza się zapotrzebowanie na kapitał, inne zasoby rzeczowe i osobowe niezbędne dla realizacji zleceń przysyłanych przez klienta. Zarządzanie wirtualne znosi wewnętrzne ograniczenia, pozwalając skupić się na nieustannie kurczącym się czasie potrzebnym do wejścia na rynek i na spełnieniu oczekiwań klienta. Sposób rozumienia przez nas takich pojęć, jak centralizacja i decentralizacja w zaawansowanym technicznie świecie wirtualnym - jak twierdzi Thomas W. Malone - może być niekompletny. Większość ludzi mówiąc o zdecentralizowanych organizacjach i delegacji uprawnień ma tak naprawdę na myśli raczej nieśmiałe przesunięcie władzy, co stanowi rzaczej tradycyjną, konwencjonalną strukturę hierarchiczną.

Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie niosą ze sobą technologie informacyjne, będziemy zmuszeni do poszerzenia naszego obszaru wiedzy i objęcia nim również organizacji zdecentralizowanej poprzez wykorzystanie internetu, czyli nowego modelu różnych sposobów organizowania pracy w XXI wieku.

Rozumiemy, że wielu tradycyjnych menedżerów, dyrektorów i kierowników niepokoi poczucie tracenia kontroli nad określonymi grupami pracowników oraz przeświadczenie, że według nowych zasad, nie dadzą sobie rady z modernizacją procesów pracy. Natomiast pracowników niepokoi perspektywa ''zostania zapomnianym'' przez dyrektora, menedżera, a co za tym idzie posiadaniem mniejszej szansy na rozwój kariery zawodowej.

Menedżerowie muszą włożyć więcej wysiłku w zapewnienie i wykorzystanie formalnego i nieformalnego sprzężenia zwrotnego dla mobilizowania pracowników przez zastosowanie odpowiednich systemów motywacyjnych. Na podstawie przyjętego systemu norm i wartości i wynikającego z niego zaufania menedżerowie muszą wierzyć, że pracownicy wykonają swoje zadania zgodnie z przyjętym terminem, według odpowiednich norm jakości, zgodnie z założeniami przyjętymi w planie, mimo ograniczonego kontaktu z przełożonymi różnych szczebli.

Pracownicy natomiast muszą wierzyć, że menedżerowie dzięki zarządzaniu wirtualnemu są w stanie zapewnić właściwą komunikację w krytycznych sytuacjach, aby podjąć decyzję oraz zapewnić pomoc niezbędną do ukończenia projektu. Koledzy i współpracownicy, którzy są w praktyce węzłami określonej sieci informatycznej i przebywają poza biurem, w rzeczywistości biorą udział w pracach, mogą być kontrolowani i są odpowiedzialni za ukończenie poszczególnych faz lub etapów realizacji projektów.

Zarządzanie w organizacji wirtualnej opiera się w głównej mierze na realizacji określonych celów i zadań ocenianych przy pomocy przyjętych miar. Na tej podstawie można stwierdzić, że menedżerowie głównie są opłacani za osiągnięcie określonych rezultatów, wyników, przewidywanych planem działania. Ze względu na odległość współpraca między kierownikiem a pracownikiem skupia się głównie na tym, co zostało zrobione a w mniejszym stopniu na tym, w jaki sposób to zrealizowano. Poprzez stworzenie zachęty dla kadry do bardziej samodzielnego działania menedżerowi pozostaje więcej czasu na planowanie, analizę i ocenę zadań kierowniczych oraz stałe doskonalenie przyjętej strategii. W przypadkach, kiedy pracownicy skupieni są w głównej mierze na rezultatach, które mają osiągnąć, stają się bardziej przedsiębiorczy, innowacyjni oraz wydajni i bardziej zorientowani na osiąganie wyższej jakości wykonywanej przez nich pracy.

System zarządzania w takiej organizacji wymaga zastosowania między szefami a podwładnymi efektywnej komunikacji, czyli jasnego i jednoznacznego formułowania zadań, harmonogramu realizacji i odpowiedniego sposobu komunikowania się. W tych warunkach klienci osiągają lepszy i łatwiejszy dostęp do przedstawicieli firmy, a ci mają większe możliwości poznania potrzeb klientów i odpowiedniego ich zaspokojenia.

Z dotychczasowych rozważań wynika, że organizacja wirtualna musi być skoncentrowana na kliencie, a podstawą jej działalności jest wykorzystanie szans rynkowych i uniknięcie zagrożeń, które niosą ze sobą ciągle zmieniające się warunki funkcjonowania rynku. Musi ona również mieć przejrzyście ustaloną misję, wizję, cele działania oraz strategię.

Zgodnie z przyjętymi zasadami, relacje pomiędzy członkami organizacji wirtualnej powinny się charakteryzować wysokim stopniem zaufania, otwartą i szczerą wymianą poglądów oraz stosowaniem zbliżonych stylów zarządzania. Kierownicy organizacji muszą być zdolni do podejmowania szybkich decyzji i kontrolować ich wykonanie. Organizacja, która została powołana ze względu na cele i działania, które przestały być aktualne, powinna być rozwiązana. Zgodnie z przyjętymi regułami, powodem kreowania nowej organizacji na zasadzie łączenia różnych podmiotów gospodarczych jest brak możliwości zaspokojenia potrzeb klienta samodzielnie.

Wchodzenie do organizacji nie powinno być w żaden sposób ograniczone, po to, aby uzyskać możliwość połączenia się z odpowiednim partnerem. Co należy więc zrobić, aby być wybranym na członka organizacji wirtualnej? Trzeba przede wszystkim demonstrować swoje mocne strony, nadzwyczajne umiejętności i kompetencje oraz informować o tym inne przedsiębiorstwa. Można także stworzyć wizję jako ofertę, którą chcemy zaproponować partnerom, aktywnie proponować swoje najlepsze osiągnięcia różnym sieciom lub partnerom dla tworzenia aliansów wirtualnych.

Przyszły członek organizacji musi być gotowy na udział w ryzyku, oczywiście proporcjonalnie do proponowanych zysków, musi on podejmować wszelkie działania wobec partnerów i klientów, w sposób budzący zaufanie i zapewniający mu wiarygodność. Współczesna etyka biznesowa wymaga od partnerów dotrzymywania obietnic i wykazywania gotowości do współpracy.

Często rozważamy problem przyjęcia propozycji przyłączenia się do organizacji wirtualnej. Argumentami, które przemawiają za tym, zazwyczaj są stwierdzenia, że:

• kultura organizacyjna, misja, cele i strategia oraz plany naszej firmy pasują do koncepcji projektu organizacji,
• można zwiększyć lojalność klientów, pozycję na rynku, wielkość sprzedaży i podwyższenie zadowolenia klienta,
• można zmniejszyć wydatki kapitału, zredukować koszty, zwiększyć dostęp do ograniczonych zasobów, skrócić czas wytworzenia produktu lub świadczenia usługi,
• można zwiększyć tempo rozwoju organizacji,
• można obniżyć wydatki na infrastrukturę,
• można lepiej zaspokoić potrzeby klientów przez oferowanie wraz z partnerami zmodernizowanych produktów,
• można być postrzeganym jako światowej klasy producent osiągający wysoką pozycję w tym biznesie.

Współpraca w ramach organizacji wirtualnej może przynieść znaczące korzyści firmie dzięki właściwemu doborowi partnerów i wykorzystaniu synergii wynikających z kwalifikacji partnerów i zużyciu zasobów niezbędnych dla wytwarzania. Istotne jest także dla tego rodzaju działań ograniczenie trudności i wykorzystanie możliwości i doświadczeń partnerów w przeciwdziałaniu ich występowaniu. Istnieje także możliwość rozszerzenia podejmowanych zleceń i negocjowania ich na wyższym poziomie realizacji. W organizacji wirtualnej łatwo jest dzielić ryzyko, nagrody, zyski oraz straty.

Autorzy są profesorami w Instytucie Organizacji i Zarządzania w Przemyśle ''ORGMASZ'', w SGH i Politechnice Warszawskiej.

Źródło: "Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstw" Nr 5/2000 - miesięcznik Instytutu Organizacji i Zarządzania w Przemyśle "ORGMASZ"