|
Skąd się biorą wymagania (cz.2) Każdemu według jego potrzeb W uporządkowaniu poglądów na to, jaki zakres systemu jest potrzebny przydatna jest technika Macierzy Bostońskiej. Jest ona klasycznym i powszechnie uznanym modelem opisującym cykl życia produktu. Doskonale nadaje się do zobrazowania jak różne mogą być kryteria oceny i wyboru systemu informatycznego. Omawiając rzecz w dużym skrócie każdy (udany) produkt przechodzi przez cykl czterech etapów: od dzikiego kota, przez gwiazdę - czyli etapy silnego wzrostu do dojnej krowy - etapu stabilnego rozwoju i czerpania korzyści, aby wreszcie skończyć jako zdechły pies. Przykładem ''dzikiego kota'', który postawił na informatykę jest Amazon.com - firma sprzedająca książki przez Internet. Amazon w ciągu kilku lat od powstania dogonił największe na świecie domy księgarskie, np. Barnes and Noble. Mimo to, jest to firma, która w zeszłym roku miała straty spowodowane dynamicznym rozwojem i dużymi inwestycjami. Tutaj rola informatyki w bardzo spektakularny sposób zmieniła reguły gry stając się prawdziwym katalizatorem zmian. Definiując wymagania dla systemu, Amazon.com przede wszystkim kierował się możliwością zdobycia, nieistniejącego wówczas, rynku sprzedaży przez Internet. Gwiazda to produkt, który dalej dynamicznie się rozwija, ale jednocześnie zaczyna przynosić duże zyski i ma znaczący udział w rynku. Przykładem gwiazdy jest firma SAP Polska. Ma ona 36 proc. udział w rynku Zintegrowanych Systemów Zarządzania Przedsiębiorstwem, obrót rzędu 80 000 tys. złotych z dużą dynamiką rozwoju. Okres gwiazdy prędzej czy później się kończy i przechodzi w okres ''dojnej krowy'', w którym produkt przynosi stabilne, wolno rosnące wpływy na ustabilizowanym już rynku. Przykładem takiego produktu może być na przykład CocaCola, która od wielu lat utrzymuje wysoki, w miarę niezmienny, udział w rynku napojów chłodzących. Ostatnim etapem jest ''zdechły pies'', kiedy produkt przynosi już niewielkie dochody na ustabilizowanym rynku. Takim produktem są na przykład komputery PC, które można kupić wszędzie, a ich jakość i funkcjonalność jest bardzo wyrównana. Na takim rynku produkty konkurują głównie ceną. Ile to dla nas warte Wniosek jaki możemy wysnuć z tych przykładów jest następujący: inwestując we wsparcie informatyczne jakiegoś produktu, powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na to jak zrobić najlepszy system. Przede wszystkim musimy ocenić, dlaczego wsparcie informatyczne jest potrzebne i jak dużo warto w nie inwestować. Produkt, który jest gwiazdą lub dzikim kotem być może wymaga inwestowania - można to ocenić na podstawie potencjalnych korzyści wynikających z wdrożenia systemu. Z przewidywanych zysków wynika ile jesteśmy w stanie zapłacić. Na pewno taki system powinien dać się szybko zbudować i wdrożyć, aby jak najszybciej zdobyć przewagę nad konkurencją. Być może będzie przez jakiś czas przynosił straty, ale za to pomoże nam zdobyć czołową pozycję na rynku zanim pojawią się tam inne firmy z podobnymi produktami. System tego rodzaju wdrożył jeden z największych na świecie sprzedawców paliw płynnych, który wprowadził niedawno specjalne breloczki dla swoich stałych klientów. Klient, który ma taki breloczek nie musi na miejscu płacić za paliwo. Wystarczy, że przyłoży breloczek do dystrybutora i w ten sposób pozostawi wszystkie potrzebne dane. Za to na koniec miesiąca dostaje rozliczenie i fakturę do zapłacenia. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne dla klientów, które ma też wiele zalet dla samej firmy. Po pierwsze, wiąże klienta, bo po co jechać na inną stację skoro klient posiada już jeden breloczek i może tak łatwo tankować benzynę. Po drugie, pozwala na monitorowanie zachowań klientów Dzięki systemowi informatycznemu, który obsługuje ''breloczkową sprzedaż'' wiadomo kto, kiedy, gdzie i co kupuje. W tych danych jest cała kopalnia informacji marketingowej o zwyczajach i preferencjach klientów Znaczenie systemu a wymagania Wiedząc jakie znaczenie ma wymagany system dla firmy możemy dużo powiedzieć o wymaganiach jakie powinien spełniać. Jeżeli celem jest zdobycie przewagi konkurencyjnej, nie może to być system ''z półki'', który można kupić i wdrożyć jako gotowe rozwiązanie. Bo przecież gdyby taka możliwość istniała, to nasza konkurencja już by ją znała. Z drugiej strony można też coś powiedzieć o kosztach systemu. Skoro wiemy jaką pozycję na rynku mamy zamiar zdobyć i w jakim czasie, to można ocenić korzyści finansowe jakie w przyszłości osiągniemy. W takim razie jesteśmy w stanie ocenić ile chcemy i możemy wydać na budowę i wdrożenie systemu. Wiemy również, że czas jest bardzo istotnym czynnikiem w tym przypadku. Nie możemy sobie pozwolić na zbyt długie prace nad systemem, bo konkurencja zauważy nasz pomysł i rozpocznie prace nad podobnym produktem zanim my wdrożymy nasz. Nowa jakość Wszystko to są wymagania bardzo ważne, tym ważniejsze, że wynikające z przesłanek ekonomicznych i strategii firmy, a nie z zachcianek użytkowników czy informatyków. System lojalnościowy wprowadzony przez wspomnianego dystrybutora paliw ma znaczenie strategiczne przede wszystkim dlatego, że radykalnie zmienia reguły konkurowania i wprowadza nową jakość. Już nie wystarczy po prostu sprzedawać benzynę. Nowy system daje nowe możliwości, których przez jakiś czas nie ma konkurencja. Gra idzie o ten okres kiedy tylko my będziemy mieli nowy produkt, bo wtedy będą decydowały się losy, kto jaki udział w rynku zdobędzie i w jaki sposób. Wsparcie dla biura Zupełnie inne wymagania stawiamy przed systemami, które mają wspierać podstawowe funkcje organizacji. Do takich funkcji należy na przykład podstawowe oprogramowanie biurowe. W każdej firmie tworzy się różnego rodzaju dokumenty, raporty, sprawozdania, wymienia się pomiędzy różnymi działami, etc. Wszyscy mają jakąś księgowość i sprawozdawczość. Każdy musi mieć faks i chce w łatwy sposób redagować pisma. Naturalnym rozwiązaniem jest zainstalowanie stacji roboczej na każdym biurku wyposażonej w standardowy pakiet Office i pocztę elektroniczną. Jeżeli zaplecze biurowe rzeczywiście służy tylko do realizacji codziennych, typowych czynności, to wynikają z tego bardzo konkretne wymagania. System powinien być stosunkowo tani, a przede wszystkim nie może być skomplikowany. Jego zadaniem nie jest uzyskanie przewagi, nie ma zatem żadnych powodów, aby tworzyć jakieś niestandardowe rozwiązanie. Systemy wsparcia bazowego z reguły są stabilne, bo wspomagają typowe czynności, które nie są poddane częstym zmianom. Taki system powinien być tani w eksploatacji, inwestycje w utrzymanie powinniśmy ograniczyć do niezbędnego minimum, takiego jak zakup nowych wersji czy poszerzanie instalacji wraz ze wzrostem firmy. Typowym rozwiązaniem dla wsparcia bazowego organizacji jest zakup gotowego systemu co ma istotny wpływ na ograniczenie twórczości użytkowników i nieuzasadnione wymagania. Zapewne jakość takiego systemu nie musi być porównywalna z jakością oprogramowania, które działa na promie kosmicznym. System ''fabryka'' Ostatnim rodzajem systemu jest tak zwana ''fabryka'' czyli system o podstawowym znaczeniu dla bieżącej działalności firmy Są to typowe systemy produkcyjne, bezpośrednio związane z realizacją procesów ''zarabiających pieniądze'' lub realizujących statutowe funkcje organizacji. Informatyka pełni tu rolę czynnika higieny - tak długo jak system sprawnie działa, to nic się nie dzieje, natomiast każda awaria może mieć po ważne konsekwencje dla sprawnego działania organizacji. Przykładem może być system billingowy, który jest najważniejszym systemem w firmach telekomunikacyjnych. Można sobie wyobrazić, że przez dzień lub dwa nie będą działały komputery na biurkach pracowników, spowoduje to zapewne sporą dezorganizację pracy, ale nie wpłynie w sposób znaczący na funkcjonowanie całej firmy. Co innego gdy przestanie działać system rozliczający klientów. Każdy dzień, w którym nie umiemy rozliczyć rozmów telefonicznych, może kosztować firmę miliony złotych. Jeśli system, który chcemy zbudować ma pełnić rolę ''fabryki'', to jednym z głównych wymagań jakie przed nim stawiamy jest wysoka jakość i funkcjonalność adekwatna do potrzeb biznesowych. Gdy już wiemy o co chodzi... Gdy już odpowiemy sobie na pytanie ''dlaczego chcę mieć taki system'' lub ''co jest mojej firmie potrzebne i co przez to chcemy osiągnąć'' możemy przystąpić do specyfikowania wymagań systemu. Rozumiejąc cele i korzyści biznesowe jesteśmy w stanie oszacować czas i środki finansowe, jakie jesteśmy gotowi przeznaczyć na taki system. Potrafimy również określić optymalny poziom jakości, który nie zawsze jest równy najwyższej możliwej jakości. Uzbrojeni w tę wiedzę możemy określać wymagania funkcjonalne, wymagania techniczne i wydajnościowe. Możemy również definiować zakres systemu. Nie mając tej wiedzy jesteśmy jak projektanci okrętu, którzy być może są w stanie zrobić najlepszą łódź podwodną na świecie podczas gdy to, co klientowi jest naprawdę potrzebne to prom, który przewiezie ciężarówki na drugi brzeg. Artykuł ukazał się w kwartalniku menedżerów informatyki ''Strategie Informatyzacji'' wydawanym przez firmę InfoViDE.
|